Makkelijke controle door dashboard voor Leerlingenvervoer

Dashboard PiM

Met het Dashboard Leerlingenvervoer worden gegevens en vervoersbewegingen beheerd. Door de koppeling Easy Travel worden facturen vergeleken met de reisschema’s.

PiM is een fullservice advies- en organisatiebureau voor alle vraagstukken rondom leerlingen- en doelgroepenvervoer. Het bedrijf ondersteunt klanten onder meer bij aanbestedingen, contractbeheer en beleidsadvies. Het verzorgen van dit type vervoer brengt veel administratief werk met zich mee. Daarom heeft PiM in 2013 Covadis als partner in de arm genomen. Met speciaal op maat ontwikkelde modules wordt het mogelijk om deze belasting in tijd en geld te verminderen en de kans op fouten te verkleinen.

De vraag

Factuurcontrole voor leerlingenvervoer

De onafhankelijke adviesorganisatie PiM ondersteunt en adviseert gemeenten op het gebied van leerlingen- en doelgroepenvervoer. Een applicatie waarmee facturen van vervoerders gecontroleerd worden, zorgt ervoor dat de juiste bedragen voor de uitgevoerde ritten betaald worden. De route wordt bepaald op basis van startpunten, tussenpunten en bestemmingen van leerlingen. De applicatie moet controleren of de gefactureerde ritten overeenkomen met de meest efficiënte route die op basis van de beschikbare informatie gereden kan worden.

De oplossing

Dashboard leerlingenvervoer

Om deze controles uit te voeren, ontwikkelden wij het Dashboard Leerlingenvervoer. Deze applicatie biedt de mogelijkheid om gegevens van leerlingen te beheren, zoals adressen van scholen en bestemmingen. Het dashboard leerlingenvervoer is gekoppeld aan de webservice Easy Travel. Deze koppeling maakt het mogelijk om te controleren of de gefactureerde ritten overeenkomen met de reisschema’s van de leerlingen.

Generieke factuurcontrole

Om te controleren of de gefactureerde ritten overeenkomen met de meest efficiënte route, ontwikkelden wij een generieke factuurcontrole. Per gemeente kan bepaald worden welke controles wel en niet uitgevoerd worden. Deze inrichting wordt vanuit de database aangestuurd; hiervoor hoeft de code niet aangepast te worden. Zowel gemeenten als vervoerders kunnen gebruikmaken van deze factuurcontrole. Taxibedrijven kunnen inloggen in de vervoerdersmodule en controleren of de door hen gefactureerde afstanden overeenkomen met de daadwerkelijk gereden ritten en vervoersmiddel. Klopt de factuur niet, dan krijgt de vervoerder direct een melding en kan de factuur niet verstuurd worden. Hierdoor is het voor de vervoerder alleen mogelijk om een kloppende factuur naar de gemeente te versturen.

Met het dashboard leerlingenvervoer kunnen gemeenten gemakkelijk, overzichtelijk en snel controleren of het vervoer volgens de contractafspraken is uitgevoerd. Ook kunnen zij controleren of de juiste voertuigen zijn ingezet, de juiste tarieven gehanteerd worden en of de opgegeven reisafstanden en reistijden kloppen. Wanneer de ritten door verschillende gemeenten voeren, zorgt het dashboard leerlingenvervoer ervoor dat de kosten evenredig over deze gemeenten worden verdeeld.

Module digitaal aanvragen

Als aanvulling op het dashboard leerlingenvervoer ontwikkelde Covadis de module Digitaal Aanvragen. Deze module wordt geïntegreerd met de website van de gemeente en beschikt daardoor over dezelfde uitstraling. Ouders/verzorgers van kinderen die in aanmerking komen voor leerlingenvervoer kunnen online een aanvraag indienen voor dit vervoer. Voor deze aanvraag worden gegevens van de aanvrager zelf, de leerling en de bestemmingen (zoals het adres van de school) ingevoerd. Eventuele documenten die van belang zijn voor de toewijzing van de voorziening, worden bij de aanvraag gekoppeld.

Dankzij de module digitaal aanvragen kunnen gemeenten veel efficiënter werken. De gegevens worden namelijk al in het dashboard leerlingenvervoer ingevuld door de aanvrager en hoeven dus niet nogmaals door de gemeente ingevuld te worden. In een handig overzicht zien zij alle gegevens van leerlingen, zoals vervoerschema, agenda, ziekmeldingen en klachten.

Ouderlogin-module

Met de ouderlogin-module kunnen ouders en verzorgers inloggen in het dashboard leerlingenvervoer. Met deze module gaat het indienen van een herhaalaanvraag aanzienlijk sneller. De informatie die al eerder is ingevoerd, hoeft niet opnieuw ingegeven te worden. Nadat een aanvraag is ingediend, krijgt de betreffende gemeente automatisch bericht. In een afgeschermd deel kunnen zij de aanvraag bekijken en voorzieningen toewijzen. Na een toewijzing krijgt de aanvrager automatisch bericht. Deze omgeving is met behulp van webservices gekoppeld aan het dashboard leerlingenvervoer, waardoor gegevens uitgewisseld kunnen worden.