Covadis ontwikkelt voor Mombarg Beton uit Ulft een flexibel en dynamisch offertesysteem dat tijdwinst vergroot en kans op fouten verkleint.
Bouwspecialist Mombarg Beton levert al ruim 30 jaar prefab kelders, putten, bouwelementen en casco’s aan particulieren, bouwmaterialenhandels, kleine en grote aannemers. Het team van vakspecialisten zoekt altijd naar innovatieve oplossingen die optimaal werken in de situatie én economisch zijn.
Kan Covadis aan de hand van de reeds bestaande functionaliteiten ons offerteproces digitaliseren?
Het offerteproces van Mombarg Beton wordt nog grotendeels handmatig uitgevoerd; er wordt een aanvraag aangemaakt, deze wordt berekend in Excel, vervolgens wordt er in Word een offerte opgemaakt en deze wordt naar de klant verstuurd via e-mail.
In sommige gevallen wordt een calculatie uitgevoerd in het calculatiepakket dat Covadis eerder al voor het bedrijf wordt ontwikkeld, maar verder verloopt dit proces nog op de ‘oude’ manier. Hierdoor is de kans op fouten veel groter.
Mombarg wil het offerteproces graag verder digitaliseren, inclusief een naadloze integratie van het reeds ontwikkelde calculatiepakket.
Flexibel en dynamisch offertesysteem dat tijdwinst vergroot en kans op fouten verkleint
De ontwikkelaars van Covadis hebben eerst een inventarisatie gedaan om te bepalen welke stappen deel uitmaken van het offerteproces bij Mombarg.
Hierbij kan worden gedacht aan uitzonderingen op offertes, herzieningen, calculaties naar meerdere klanten versturen, calculaties bevriezen etc.
Deze informatie is omgezet in een schema, dat vervolgens is geïmplementeerd. Met het nieuwe systeem kunnen medewerkers een offerteaanvraag aanmaken aan de hand van de calculatie. Deze calculatie moet vervolgens worden goedgekeurd en kan dan aan de klant worden verzonden.
Indien nodig kan de offerte nog aangepast worden. Als dat gebeurt, dan vinden er bepaalde controles plaats, bijvoorbeeld rondom of de offerte al verstuurd is naar de klant. Alle bewerkingen worden opgeslagen in een geschiedenis, zodat altijd inzichtelijk is hoe het offerteproces verlopen is.
Dit nieuwe proces sluit naadloos aan op het calculatie- en verkoopproces en maakt dynamische aanpassingen gemakkelijker. Bovendien is er minder handwerk nodig, waardoor veel tijd wordt bespaard, terwijl de kans op fouten wordt verkleind.
Voor dit project is gebruikgemaakt van:
