Procesoptimalisatie bespaart Legitiem veel tijd

Covadis optimaliseert urenregistratie van inspectiebedrijf

Legitiem uit Duiven is een specialist in het verwerken van data voor controles en inspectie. Hiervoor hebben zij ruim honderd inspecteurs in dienst. De uren- en rittenregistraties van deze inspecteurs was onnodig omslachtig en foutgevoelig. Covadis heeft dit opgelost door er een nieuwe softwareapplicatie voor te ontwikkelen. Dit scheelt Legitiem veel tijd en handelingen.

Bij Legitiem was er behoefte aan een efficiënte, gebruiksvriendelijke manier om uren en ritten van inspecteurs te registreren. Covadis heeft dat gerealiseerd.

Legitiem is gespecialiseerd in de inventarisatie en controle van gegevens voor diverse gemeenteheffingen en -belastingen. De inspecteurs van het databedrijf werken door heel Nederland en hebben verschillende werktijden. Dat betekent een grote afwisseling in uren en ritten. Dit verliep volgens een onhandig en traag proces.

Foutgevoelig proces

De oude methode voor uren- en rittenregistratie van Legitiem uit Duiven was onnodig tijdrovend en foutgevoelig. Als de werkdag erop zat stuurden de inspecteurs hun gemaakte uren en kilometers door naar hun coördinator. Meestal ging dit via de telefoon of de mail. De coördinator ging na of dit klopt en stuurde het dan door naar de administratie van Legitiem. Hier werden de data handmatig in het systeem gevoerd.

Oplossing van Covadis

Dat proces kan beter, dachten ze bij Legitiem. Hierop ging Covadis
aan de slag. Het resultaat? Een nieuwe gebruiksvriendelijke
webapplicatie voor urenregistratie. De toepassing is zowel via de
desktop, laptop als een mobiel apparaat te bereiken.

"Het scheelt enorm in tijd en het proces is veel minder foutgevoelig"

Inspecteurs vullen nu overal direct hun uren en ritten in. Na verzending krijgt de coördinator direct een melding. Hij kan dan in dezelfde applicatie de ingevoerde gegevens controleren en goedkeuren of afwijzen.

De nieuwe applicatie is gekoppeld aan de salarisadministratie en het administratiepakket Exact van Legitiem. Zodoende komen de gegevens daar direct zonder extra invoer of verzending in. Dat is handig voor de salarisuitkering en het is meteen inzichtelijk bij welk project de uren horen. Dat scheelt enorm in tijd en het proces is veel minder foutgevoelig.

Bespaar ook tijd en middelen door de invoer van data in jouw organisatie te optimaliseren. Maak je proces efficiënter, verklein de foutkans en voorkom stress bij collega’s. Ontdek vandaag nog wat de software ontwikkelaars van Covadis voor jouw organisatie kunnen doen.