CRM-software Qoffy

Maatwerk CRM-oplossing verkleint kans op fouten en versterkt dienstverlening

Qoffy is een onafhankelijke fullservice organisatie op het gebied van koffie en koffiemachines. Het bedrijf levert een uitgebreid assortiment professionele koffiemachines en gerelateerde producten. Waaronder natuurlijk de ingrediënten voor een lekkere kop koffie. Naast koffie worden ook producten als topping, cacao, thee, melk en suiker geleverd.

Covadis helpt Qoffy met een oplossing op maat, waarmee verschillende processen kunnen worden geautomatiseerd en op elkaar worden afgestemd. Dit geldt bijvoorbeeld voor het verkoopproces - van het opstellen van een offerte tot en met het uitleveren en plaatsen van de machine en het leveren van de ingrediënten - en contractbewaking, waarbij aflopende contracten tijdig kunnen worden gesignaleerd, zodat er ook op tijd een nieuwe aanbieding kan worden neergelegd.

De vraag:

Kan Covadis zorgen voor een maatwerk CRM-oplossing die de processen binnen Qoffy automatiseert, om prospects en klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn?

Het huidige digitale werkproces sluit niet optimaal aan op de processen binnen Qoffy, waardoor fouten worden gemaakt in de offertes, er dubbel werk ontstaat en klanten - met name aan het einde van de contractperiode - geen nieuwe aanbieding krijgen en sneller overstappen naar een concurrent.

Een greep uit onze opdrachtgevers

De oplossing

Een maatwerksysteem met strikte validatie en heldere registratie

Covadis is begonnen met het automatiseren van het offerteproces. Bij het opstellen van een offerte vindt nu een striktere validatie plaats op de ingevoerde gegevens, zoals prijzen, beschikbare koffieautomaten en de juiste ingrediënten voor een specifiek automaat. Zo kan er uiteraard geen gemalen koffie in een bonenautomaat.

De offertes kunnen automatisch, via de mail, naar de klant worden verzonden. Vervolgens kan de klant deze via een link bevestigen of annuleren.

Reeds lopende contracten kunnen in het nieuwe systeem worden geregistreerd, zodat aflopende contracten op de juiste manier kunnen worden opgevolgd. Daarnaast is het mogelijk om bepaalde acties binnen lopende contracten te monitoren, zoals het tijdig vervangen van een waterfilter. Ook is er een takenoverzicht gemaakt dat gebruikers in één oogopslag laat zien wat er nog moet gebeuren.

Dankzij deze verbetering kan het offertetraject sneller doorlopen worden. Ook zullen naar verwachting meer aflopende contracten worden omgezet naar nieuwe contracten. Een ander belangrijk voordeel is dat het nieuwe systeem veel minder foutgevoelig is en daardoor ook minder arbeidsintensief is voor de verkoopafdeling. Hierdoor hebben zij meer capaciteit om nieuwe leads aan te brengen.