Waar moet je op letten?

Een deel van je SaaS-productontwikkeling uitbesteden

Je wil een deel van je SaaS-productontwikkeling uitbesteden. Bijvoorbeeld om piekdrukte op te vangen of omdat je simpel weg helemaal niet genoeg ontwikkelcapaciteit hebt. Dan kan softwareontwikkeling uitbesteden een goede uitkomst zijn, om bijvoorbeeld toch die gewenste functionaliteit te ontwikkelen of legacy weg te werken.

Maar waar moet je op letten bij het selecteren van de juiste ontwikkelpartner die jou kan ondersteunen? Naast dat het een kwalitatief goede partij is die met de juiste technologische stack opereert, zijn er nog een aantal zaken belangrijk. Je wil natuurlijk grip hebben op het ontwikkeltraject, op je budget en de kennisborging. Daarnaast moet het vertrouwen in die externe partner groot zijn, omdat je een deel van je verdienmodel bij een ‘vreemde’ onderbrengt. Een verkeerde keuze kan leiden tot frustratie in je organisatie. Daarom is het zaak een juiste keuze te maken, zodat je tijd en budget optimaal benut. Hieronder helpen wij jou op weg om straks een wel afgewogen keuze te maken.

Driemaal grip

Grip op het ontwikkeltraject

Iedere IT manager is op zoek naar grip in zijn werk. Als manager balanceer je vaak tussen wat de businesskant wil en wat jij en je team kunt leveren. Daarom is het in deze functie van uiterst belang om te weten of het traject op schema verloopt, waar het externe team naar toe werkt en of het gemaakte plan toch niet door externe factoren om bijsturing vraagt. Daarnaast moet je bijvoorbeeld binnen jouw bedrijf terug kunnen koppelen wat de status is van de ontwikkeling van die gewenste functionaliteit.

Het antwoord op deze wensen vind je in een agile en iteratieve werkwijze van je softwarepartner. Als je zelf SaaS-product ontwikkelt zal je hoogste waarschijnlijk ook een soortgelijke methode hanteren, omdat je snel moet kunnen inspelen op de feedback van de gebruikers. Daarom is het fijn als je toekomstige partner een zelfde werkwijze gebruikt, om in de wensen te kunnen voorzien.

Daarnaast is het belangrijk om één aanspreekpunt te hebben. Het prettigste werkt vaak een projectmanager van de externe partner die het ontwikkelteam goed kent en het onderste uit de kan haalt. Zo hoef jij je niet druk te maken over de aansturing van dat team, monitor je alleen de voortgang middels overleg met jouw contactpersoon. Zodoende kun jij je focussen op de nieuwe functionaliteit en de business Value. Waardoor jou SaaS-product nog succesvoller wordt.

Vervolgens is het zaak om heldere afspraken te maken omtrent de communicatie. Regelmatig contact is essentieel om grip te houden voor beide organisaties. Dit kan in de vorm van iteratieve meetings, waarbij de resultaten van de vorige spint kunnen worden besproken en planning van de volgende sprint kan worden doorlopen.

Daarnaast is het handig om bij de start van het traject al een roadmap en globale urenschatting te vragen van de softwarepartner. Kun je daarbij als opdrachtgever heldere requirements overhandigen? Dan kan de roadmap vaak nauwkeuriger worden ingevuld en weet je in welke sprint wat wordt opgeleverd. Op deze wijze kun je blijven monitoren of het project op schema ligt en grip houden op de voortgang van het traject.

Driemaal grip

Grip op het budget

Als manager ben je natuurlijk verantwoordelijk voor het budget wat je tot je beschikking hebt. Om niet voor nare verrassingen te komen staan, moet je daar duidelijke afspraken overmaken.

Zorg daarom altijd dat je een urenschatting krijgt van hetgeen dat je laat ontwikkelen. Zelf heb je als IT manager wel idee of dat klopt en anders kun je altijd je ontwikkelaars of een andere partij vragen om een second opinion.

Jouw softwarepartner moet altijd transparant zijn over de gemaakte uren. Daarbij moet helder omschreven staan waaraan is gewerkt. Om dit te realiseren kan een softwareleverancier bijvoorbeeld toegang geven tot de gebruikte projectmanagementtools.

Twijfel je aan zaken, vraag om tekst en uitleg. Een softwarepartner hoort jou hier in te helpen. Door de iteratieve werkwijze zie je wat er wordt opgeleverd en hoeveel uur daaraan is besteed. Zo kun je de voortgang checken en in gesprek gaan mocht de leverancier niet leveren wat is beloofd. Waar ligt die achterstand aan? Hoe kunnen jullie er samen voor zorgen dat het proces toch gestroomlijnder loopt en de ‘deadline’ wordt gehaald. Zijn er bijvoorbeeld toch nog andere requirements naar boven gekomen en liggen de prioriteiten anders? Open communicatie is de sleutel tot succes!

Driemaal grip

Grip op de kennisborging

Je hebt nu het traject en het budget onder controle, maar alle ontwikkelkennis bouwt zich op bij het externe team en jouw eigen team weet niets van die nieuwe functionaliteiten of herbouwde legacy software. Hoe voorkom je dat? Daar zijn drie mogelijkheden voor.

Het hybride team; één of twee ontwikkelaars uit jouw bedrijf worden onderdeel van dit externe team. Op deze wijze doen zijn de benodigde kennis direct op.

Een goede documentatie; het juist en overzichtelijk vastleggen van de documentatie maakt het mogelijk voor andere ontwikkelaars om zich makkelijk te verdiepen in de ontwikkelde software.

De ‘Big Bang’ overdracht; aan het einde van het project wordt een dag gepland, waarin de softwareleverancier samen met de ontwikkelaars van de opdrachtgever het project doornemen. Tijdens deze dag kijken ze gezamenlijk naar de code, leggen ze uit welke keuzes zijn gemaakt en waarom.

Vertrouwen in de externe partner

Uiteindelijk draait het in samenwerking allemaal om vertrouwen. Jouw software deels bij een externe partij neerleggen is natuurlijk spannend. Daarom is het verstandig, om naast een aantal gesprekken met de verschillende partners, ook hun trackrecord te checken. Het slimste is om de opdrachtgevers van jouw beoogde partijen zelf te bellen en na te vragen hoe zij de samenwerking met die partner ervaren. Zo krijg je een ongefilterd en eerlijk beeld van misschien wel jouw toekomstige partner.

Daarnaast hoef je natuurlijk niet direct groot project bij de externe partner neer te leggen. Je kunt klein beginnen en als de samenwerking dan van beide kanten bevalt, deze verder gaan uitbreiden.

Wil je nog meer weten of het uitbesteden van softwareprojecten? Download dan onze whitepaper over outsourcing.