De ROI van maatwerk software

Heb jij nog niet duidelijk waar je wilt beginnen met automatiseren? Dan is het belangrijk eerst de boekhouding in te duiken en de werkvloer op te gaan. Reken uit welke geïnvesteerde euro’s het meest opleveren wat betreft tijd en geld, stel daarna prioriteiten. Je kunt nu kiezen voor een mogelijk minder rendabele strategie, maar dit is dan wel een bewuste keuze. Klinkt logisch, toch? Voor veel collega bedrijven is dit vanzelfsprekend, maar gebeurt het ook al in jouw bedrijf?

Na jouw onderzoek en het maken van een lijst is het gemakkelijker om te zien waar de kansen liggen en waar software echt een bijdrage kan leveren. Nu weet je dus waar je kan beginnen en kun je bedenken hoe je de processen wil automatiseren. Denk hierbij aan de volgende zaken:

Automatisering

• Het automatiseren van dubbele en/of handmatige invoer;

• Automatisering bestelproces;

• Automatisering planningsproces;

• Automatisering offertesysteem;

• Automatisering calculatieproces;

• Automatisering facturatieproces;

• Realtime inzicht van data (bijvoorbeeld van sensoren, meters, verkoopcijfers)

Om te bepalen wat software kost moet met meerdere factoren rekening worden gehouden. Bedenk bijvoorbeeld hoeveel werk je uit handen neemt van de software partij. Kom je met een uitgewerkt plan, of heb je misschien zelf al een concept klaarliggen? Doordat je de basis al in orde hebt, kan sneller begonnen worden aan de ontwikkeling en bespaar je kosten in het voortraject. In de regel geldt: Hoe sneller de software draait, hoe sneller je geld en tijd bespaart.

Heeft je plan vorm gekregen? Dan kan een softwarepartij je een indicatie geven voor de uren en de kosten. De volgende stappen kun je bijvoorbeeld nemen om een plan op papier te zetten:

1. Breng het te automatiseren proces in kaart.

2. Onderwerp je proces aan een probleemanalyse en bepaal de pijnpunten: waar worden dubbele handelingen verricht, in welke onderdelen zit veel tijd, waar worden de meeste fouten gemaakt, etc. Breng eventueel ook in kaart wat de investering je kan brengen om een idee te krijgen van je budget.

3. Bepaal hoe en welke problemen opgelost kunnen worden door te automatiseren aan de hand van software. Bestaat hier al een standaardpakket voor of ben jij op zoek naar maatwerk?

4. Maatwerk nodig? Leg dan vast wat je graag zou willen dat de software doet en stel de nodige requirements op.

5. Ga met deze lijst naar een maatwerk software partij en kijk wat de mogelijkheden zijn.

Belangrijk dus dat je duidelijk voor ogen hebt wat je wil verbeteren, wat dit je waard is en wat dit jou zou kunnen besparen. Wij kunnen vervolgens bepalen of dit met software gerealiseerd kan worden.

De uitvoering kunnen we het best uitleggen aan de hand van een metafoor. Stel je hebt de keuze om in een Fiat Panda of een Range Rover Sport te rijden. Beide auto’s brengen je van A naar B, maar de kosten voor de één zijn een stuk hoger dan de kosten voor de ander. Tegenover die kosten staan voordelen zoals betere prestaties, een hogere topsnelheid, meer bagageruimte, extra veiligheid, etc. Net als auto’s kan maatwerk software erg in prijs verschillen en hoewel beide je helpen het beoogde doel te bereiken, zit er verschil in de afwerking. Bij maatwerk software vertaalt die afwerking zich onder andere in veiligheid, schaalbaarheid en snelheid.

In samenspraak met de softwarepartij bepaal jij hoe je jouw plan ten uitvoer brengt en, met het oog op de toekomst, voor welke uitvoering je gaat.

Om verder te gaan op de eerdere metafoor hebben auto’s onderhoud nodig om veilig en snel in het verkeer deel te kunnen nemen. Hoeveel onderhoud en hoe vaak dit nodig is hangt van de auto af. Ditzelfde geldt voor software: een zwaardere en ingewikkelde applicatie zal in de toekomst meer onderhoud nodig hebben dan een simpele API. Hoeveel de software hierin verschilt is niet in percentages uit te drukken; veel factoren spelen een rol in hoe snel, veilig en schaalbaar de software moet blijven. Ook het onderhoud van jouw software is dus maatwerk.

Om jouw return on investment te bepalen ben je van eerder genoemde factoren afhankelijk. Heb je deze duidelijk in kaart gebracht? Dan kun je de geschatte investering afzetten tegen het haalbare voordeel en jouw ROI bepalen. Heb jij diepgaande hulp nodig of hulp betreffende contracten, infra, beheer en andere zaken? Dan verwijzen we je graag door naar IT’s Teamwork.